Travel-Insight

Trade Marketing

Organisation de workshop agents de voyages

Un workshop met vos équipes commerciales en rendez-vous face à des agences de voyages, ville par ville, avec un format resserré et un suivi mesurable après coup.

Un workshop agents de voyages est une session de rendez-vous B2B organisée dans une ville ciblée, où votre marque rencontre en face à face un groupe d'agences de voyages. Nous choisissons les villes, invitons et confirmons les agences, cadrons les rendez-vous et livrons un compte rendu exploitable sous quinze jours.

Pour qui organisons-nous des workshops

Les offices de tourisme et bureaux de représentation de destinations qui veulent installer leur offre chez les vendeurs plutôt que se contenter d'une présence sur un salon généraliste noyée parmi des dizaines d'exposants. Le contact y devient nominatif : chaque agence rencontrée repart avec un interlocuteur identifié plutôt qu'une plaquette parmi d'autres.

Les tour-opérateurs qui lancent une nouvelle programmation ou renforcent une zone déjà commercialisée et cherchent à obtenir des engagements concrets de vente, pas seulement de la visibilité. Le format leur permet de tester en direct les objections des vendeurs avant que la brochure ne parte en diffusion large.

Les compagnies aériennes et réceptifs qui ouvrent une ligne ou un marché et doivent former un premier cercle d'agences prescriptrices avant la saison de vente, avec un calendrier contraint par la date d'ouverture des réservations.

Les collectivités et destinations régionales qui veulent professionnaliser leur présence commerciale sur un bassin d'agences précis, sans disperser leur budget sur une tournée de salons dont le retour est difficile à isoler.

Workshop ou salon professionnel : deux logiques différentes

Sur un salon, votre stand attend le passage des visiteurs parmi des dizaines d'autres exposants ; le temps de parole par agence est court et aléatoire. Le workshop inverse la logique : les rendez-vous sont fixés à l'avance, ville par ville, avec un objectif de rencontres à atteindre.

Nous recommandons le workshop quand l'objectif est de convaincre un nombre défini d'agences dans des bassins précis, et le salon quand l'objectif est la présence institutionnelle sur un marché entier. Sur une tournée récente pour une destination d'Amérique latine, deux dates à Lyon et à Milan ont réuni chacune entre 25 et 35 agences.

Les erreurs qui vident un workshop de son intérêt

La première erreur consiste à recruter trop large : accepter toutes les agences qui répondent à l'invitation, sans vérifier leur potentiel réel sur le produit, aboutit à des rendez-vous où l'agence ne sait pas quoi vendre à votre marque et où le commercial perd un créneau qui aurait pu servir à une agence mieux ciblée.

La seconde tient au planning de rotation : des créneaux trop courts empêchent d'aller au-delà de la présentation générale, quand des créneaux trop longs laissent des blancs entre deux rendez-vous. Nous ajustons la durée selon la complexité du produit présenté plutôt que d'appliquer un format identique à toutes les tournées.

La troisième erreur, la plus fréquente, est l'absence de relance après le workshop : un rendez-vous chaleureux qui reste sans suite dans les semaines qui suivent perd très vite l'intérêt exprimé sur place. Le calendrier de relance fait partie du mandat, pas une option facultative.

Notre méthode

Comment se déroule workshop agents de voyages

  1. Étape 1 · J-75

    Choix des villes et cadrage commercial

    Nous arbitrons avec vous les villes à couvrir selon le potentiel de vente de chaque bassin d'agences, en croisant historique de réservation quand il existe et densité d'agences spécialisées sur votre zone. Nous fixons ensuite le format des rendez-vous : durée, rotation, nombre de créneaux par agence, et le nombre de commerciaux mobilisés côté client pour tenir le rythme sur la journée.

  2. Étape 2 · J-45

    Recrutement des agences

    Nous sollicitons nos bases d'agences par ville, qualifions leur intérêt réel pour votre produit par un premier échange téléphonique ou par mail, et confirmons les inscriptions jusqu'à atteindre l'objectif fixé par date. Les agences dont le profil ne correspond pas au produit sont écartées à ce stade plutôt que d'occuper un créneau qui aurait pu revenir à une agence pertinente.

  3. Étape 3 · J-15

    Préparation des supports et du planning

    Argumentaire de vente, fiches produit, planning de rotation minute par minute et briefing de vos commerciaux avant le départ, pour que chaque rendez-vous démarre sans temps mort. Nous anticipons aussi les questions les plus fréquentes posées par les agences sur ce type de produit, pour que vos équipes y répondent sans hésitation le jour J.

  4. Étape 4 · Jour J

    Animation sur place

    Accueil des agences, gestion des rotations, collecte des besoins exprimés en direct par chaque agence rencontrée et remontée immédiate des points bloquants à votre équipe. Un chargé de mission veille au respect du timing pour que le retard d'un rendez-vous ne se répercute pas sur l'ensemble de la rotation.

  5. Étape 5 · J+15

    Compte rendu et relances

    Compte rendu détaillé par agence rencontrée, priorisation des contacts les plus prometteurs et calendrier de relance pour transformer les échanges en premières réservations. Les agences les moins engagées le jour J sont également recontactées, car un intérêt tiède en rendez-vous peut se transformer une fois la documentation reçue et digérée en interne.

Ce que vous recevez

  • Sélection de villes argumentée selon le potentiel de vente
  • Base d'agences qualifiées et confirmées par date
  • Argumentaire de vente et fiches produit dédiés au workshop
  • Planning de rotation des rendez-vous
  • Compte rendu par agence rencontrée
  • Calendrier de relance post-workshop

Ce que nous mesurons

  • Nombre d'agences confirmées par date (entre 25 et 35 agences sur nos dernières tournées)
  • Taux de présence le jour du workshop
  • Nombre de rendez-vous tenus par ville
  • Part des agences relancées ayant réservé dans les mois suivants
  • Retour qualitatif des commerciaux sur l'intérêt exprimé

Références

Des missions déjà menées

Toutes les études de cas →

Questions fréquentes

Workshop agents de voyages : vos questions

Combien de temps faut-il pour organiser un workshop agents de voyages ?

Comptez environ deux mois et demi entre le cadrage des villes et la tenue des rendez-vous : un mois pour arrêter le format, un mois pour recruter les agences, deux semaines pour préparer les supports et le planning de rotation.

Quel budget prévoir pour un workshop ?

Le budget dépend du périmètre : nombre de villes couvertes, nombre d'agences recherchées par date, location de salle et présence ou non d'un accompagnement agence sur place. Un chiffrage détaillé vous est remis après le choix des villes.

Comment sont sélectionnées les agences invitées ?

Nous croisons nos bases d'agences par ville avec votre ciblage produit, type de clientèle, budget moyen, zones déjà vendues, puis nous qualifions l'intérêt réel de chaque agence avant de confirmer sa participation, pour éviter les rendez-vous sans suite. Une agence qui ne vend jamais le type de produit présenté n'a pas vocation à occuper un créneau, même si elle répond favorablement à l'invitation.

Combien de villes couvrir pour un premier workshop ?

Pour une première opération, nous recommandons généralement de concentrer l'effort sur deux à trois villes aux bassins d'agences les plus denses plutôt que de disperser le budget sur une tournée large dès le départ. Cela permet de tester le format, d'ajuster l'argumentaire selon les retours du terrain, puis d'élargir la couverture géographique lors des éditions suivantes une fois le dispositif rodé.

Le workshop peut-il s'articuler avec d'autres actions de trade marketing ?

Oui, et c'est souvent recommandé : un workshop crée un premier contact commercial qu'un éductour vient ensuite approfondir en faisant vivre le produit aux agences les plus prometteuses, ou qu'une formation en e-learning permet de démultiplier au-delà des seules agences rencontrées en rendez-vous. Nous construisons ce séquençage avec vous selon le budget et le calendrier de commercialisation visé.

Aller plus loin

Les autres prestations Trade Marketing

← Agence de trade marketing tourisme & voyageNos preuves en trade marketing

  • Résultats publiés en euros

    Chiffres de retombées, de trafic et de ventes, fiche par fiche.

    Voir les études de cas

  • Méthode et reporting affichés

    Chaque mission suit une méthode publique, avec un reporting daté.

    Notre méthode

  • -46 ans, 100 % tourisme

    Depuis 2016, un seul secteur : +500 références clientes.

    Nos types de clients

  • Réseau international, 35+ marchés

    Représentation et relais presse sur plus de 35 marchés émetteurs.

    Représentation de destinations
Comment ça se passe si vous nous confiez cette mission ?(4 étapes)
  1. 1

    Votre brief, ou 30 minutes d'échange

    Vous nous écrivez, ou vous réservez un créneau de visio. Contexte, objectifs, marchés visés, budget envisagé : une fourchette suffit.

  2. 2

    Nous vous posons les bonnes questions

    Sous 48 heures ouvrées, un membre de l'équipe revient vers vous pour challenger le besoin et cadrer les enjeux réels du projet.

  3. 3

    Recommandation argumentée et chiffrée

    Dispositif, calendrier, équipe et indicateurs, budget détaillé. Elle reste à vous, quoi qu'il arrive : que nous travaillions ensemble ou non.

  4. 4

    Démarrage sous 2 à 3 semaines

    Une fois la recommandation validée, l'équipe dédiée est constituée et le premier jalon est posé sous deux à trois semaines.

Un projet workshop agents de voyages ?

Décrivez-nous votre contexte : nous revenons vers vous sous 24 heures ouvrées avec une première recommandation.

Construire mon plan tradeRéserver 30 minutes

Réponse sous 24 h ouvrées, calendrier salons et réseaux inclus.

Gratuit, sans engagement — repartez avec 2-3 pistes actionnables.